Van pleisters naar plan: staande blijven in een chronische crisis
#crisiscommunicatie #corona
09/04/2020 - De coronacrisis gaat alle crisiscommunicatieboekjes te buiten. Zoveel is wel duidelijk. In wat inmiddels al bijna een chronische situatie genoemd mag worden, volgen ontwikkelingen elkaar voortdurend op. Het doet een fiks beroep op het uithoudingsvermogen van veel communicatieprofessionals. Hoe houd je je staande als fysieke afstand verplicht is? Marianne zit bij gemeente Hoeksche Waard als interim coördinator en strategisch adviseur communicatie middenin de hectiek.
Hoe zien jullie dagen eruit als communicatieteam?
“Driekwart van ons team draait mee in de crisiscommunicatie. Die heb je ook allemaal nodig. Onze dagen zijn lang. Vanaf het moment dat we opstaan, volgen we het nieuws. En dat gaat door tot we naar bed gaan. Elke dag zijn er weer nieuwe ontwikkelingen. De grootste uitdaging is steeds alle informatie filteren, ‘verlokaliseren’, overzichtelijk maken, op een aansprekende manier delen en goede lijntjes leggen zodat een ander er verder mee kan. Wat het ingewikkeld maakt, is dat je op heel veel niveaus moet afstemmen en daardoor soms minder snel en actueel kunt zijn dan je zou willen. Daarnaast zijn we ook heel bewust aan het ophalen wat er binnen de gemeente speelt.“
En dat moet je dan nu allemaal op afstand regelen.
Dat brengt beperkingen met zich mee, ja. Normaal gesproken werken we met een ankerkamer voor team Communicatie, waarbij het heel gemakkelijk is om de lijntjes kort te houden. We communiceren nu veel meer via de app of vergaderen digitaal. Voorheen via Skype, maar de Hoeksche Waard heeft als een van de eerste gemeenten Office 365 versneld uitgerold, zodat we via Teams makkelijker online kunnen samenwerken.“
Wat is de impact op het communicatieteam?
“Nu het erop aankomt, merk je dat je op elkaar kunt bouwen. Voor de teamspirit is het dus positief. Maar we vragen wel veel van iedereen; 24/7 paraat staan. Dat doet wat met mensen. We checken dagelijks bij iedereen hoe ze erbij zitten. Als het niet meer gaat, kijken we hoe we het anders kunnen regelen.”
Zeker ook omdat je een lange adem nodig gaat hebben.
“Van acute crisiscommunicatie, gaan we naar een chronische situatie. In plaats van pleisters plakken, is meer planmatige communicatie nodig. Dat is een behoorlijke uitdaging. Je weet niet wat de dag brengt, maar tegelijkertijd moet je wel nadenken over de langere termijn. Wat hier nieuw aan is, is dat het iedereen raakt. Onze rol als gemeente wordt daarmee nog belangrijker. Wij horen zeker in deze tijd naast inwoners te staan, de helpende hand te bieden en een helder handelingsperspectief te geven. Zichtbaar zijn op de momenten die ertoe doen. Ook is het belangrijk dat we de dialoog met de samenleving open en inspirerend houden.”
Maar je jaarplan kun je nu zeker wel in de prullenbak gooien?
“We hebben in beeld gebracht welke taken, processen en projecten minimaal door moeten gaan. Dat evalueren we regelmatig. De langetermijngevolgen zijn nog lastig te voorspellen. Het kan best zijn dat we taken niet of minder snel kunnen uitvoeren of extra capaciteit moeten inhuren. Het belangrijkste is dat we met alle teamleden in gesprek blijven en regelmatig onze kritische processen blijven evalueren.”
Welke tips kun je ons meegeven?
“Zorg dat je zo snel mogelijk een overlegstructuur hebt, waarin je informatie deelt en besluiten neemt. Daardoor blijft het ook in alle hectiek werkbaar. Het helpt ook als iedereen een duidelijke rol en taak heeft. Naast alle informatie die je deelt, is het goed om op te halen wat er lokaal leeft en daarop in te spelen. Een goeie omgevingsanalyse is hierbij een must. Blijf daarbij doelgroepgericht denken en communiceren, bijvoorbeeld door een filmpje voor kinderen of een kaartje van de burgemeester aan ouderen. We proberen juist nu ook in kansen te denken. En als laatste: vertrouw op de capaciteiten van collega’s met veel ervaring in de crisiscommunicatie. Heb je dit niet in huis, huur de expertise dan in. Juist in deze tijd is communicatie zo belangrijk!”