De zes succesfactoren voor een fusie
15/05/2019 - Hoe smeed je vijf gemeenten en drie gemeenschappelijke regelingen samen tot een nieuwe organisatie in slechts een jaar tijd, terwijl nog niet eens honderd procent zeker is dat de fusie doorgaat? In de Hoeksche Waard, het groene eiland onder de rook van Rotterdam, fiksten ze dat niet alleen, maar kregen ze ook nog eens een dikke pluim voor de interne communicatie.
De gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland, Strijen en de gemeenschappelijke regelingen SOHW, WIHW en ISHW vormen sinds 1 januari 2019 één gemeente Hoeksche Waard. Daar ging een pittig jaar aan vooraf. Naast de vijf bestaande gemeentelijke organisaties, werd een projectorganisatie opgetuigd die de nieuwe gemeente vormgaf. Intussen moesten zowel de Tweede als Eerste Kamer nog instemmen met de fusie, waar lang niet iedereen op zat te wachten.
HollandSpoor was gedurende het gehele traject nauw betrokken bij Project Hoeksche Waard met strategisch advies, redactie en ontwerp van diverse communicatiemiddelen.
Dikke smileys
Waar de communicatie bij veranderprocessen dikwijls een joekel van een onvoldoende krijgt, plakten medewerkers van gemeente Hoeksche Waard breed grijnzende smileys. In twee evaluatiebijeenkomsten afgelopen maart, deelden in totaal vijftig medewerkers hun ervaringen over de fusie. Communicatie stak er heel verrassend met kop en schouders bovenuit. Iedereen voelde zich betrokken, gehoord, en continu goed geïnformeerd.
Wat is het geheim van de Hoeksche Waard? Dit zijn volgens Suzanne Monster, destijds projectleider communicatie en inmiddels teammanager van Communicatie en Bestuurs- en managementondersteuning, de belangrijkste succesfactoren:
- Communicatie kreeg en nam een goede positie in bij dit project.
"Er was altijd een communicatieadviseur bij de overleggen aanwezig, vooral op plekken waar de besluiten genomen werden."
- Er was geen apart projectbureau.
"De communicatieprofessionals die onderdeel waren van Project Hoeksche Waard, deden hun werk in de eigen organisatie er nog steeds naast. Daardoor hielden ze voeling met hun eigen gemeente en collega's."
- Duidelijkheid over de mijlpalen.
"We maakten een infographic die visualiseerde wat er moest gebeuren. Zo was het voor iedereen steeds duidelijk waar we ons bevonden op weg naar de fusie en hoe de verdere planning er uitzag. Ook werd de communicatie heel duidelijk rondom deze mijlpalen heen gepland."
- Persoonlijke communicatie.
"Leidinggevenden kregen daarbij een belangrijke rol. Gespreksstarters hielpen hen onder meer bij gesprekken en tijdens bijeenkomsten. Daarin ging het niet alleen om het geven van informatie, maar juist ook om het ophalen van vragen en onzekerheden en het ruimte geven aan gevoelens die er leefden."
- We hielden de snelheid erin; het was nooit stil.
"Zo verstuurden we bijvoorbeeld elke maand een interne nieuwsbrief en hielden we in de tussentijd iedereen op de hoogte via een gezamenlijke intranetpagina. Ook waren er rond belangrijke mijlpalen bijeenkomsten waarbij veel ruimte werd gegeven aan individuele vragen en opmerkingen."
- Je kunt niet alles alleen. Haal er dus waar nodig experts bij.
"Wij werkten samen met HollandSpoor in plaats van een externe communicatieadviseur. Voor ons een slimme keuze. Zo konden we snel op meerdere vlakken de nodige expertise inschakelen, zowel op het gebied van strategie, tekst als ontwerp."